Gestire gli assegni bancari in azienda significa evitare che un documento finisca in un cassetto, dimenticato tra la ricezione e la registrazione. Il primo passo è creare un metodo semplice: ogni assegno ricevuto o emesso deve avere un responsabile, uno stato e una posizione nell’archivio.
Perché gli assegni richiedono un archivio ordinato
Un assegno ricevuto non finisce con l’incasso: può essere versato sul conto oppure girato a un fornitore o a un terzo. Un assegno emesso, invece, deve essere collegato al beneficiario e al conto di traenza. Se questi dati vivono in fogli separati, diventano difficili da cercare e facili da registrare due volte.
Un software Windows come Gestione Assegni 4.0 riunisce i dati in un archivio unico e rende visibile lo stato di ciascun documento. Il risultato è una gestione più ordinata degli assegni bancari in azienda, con meno tempo speso a cercare informazioni e più controllo sulle operazioni da completare.
1. Registra ogni assegno il giorno stesso
La prima regola è inserire l’assegno nell’archivio quando viene ricevuto o emesso. Per un assegno ricevuto si registrano il numero, la data, l’importo, il firmatario e la banca. Per un assegno emesso sono utili il numero, la data, il beneficiario e il conto di traenza.
La ricerca per numero, importo, data o beneficiario permette di ritrovare subito il documento. Anche la ricerca avanzata, con intervalli di date e importi, è utile quando devi controllare un periodo specifico o preparare un report mensile.
2. Dai a ogni assegno uno stato chiaro
Il punto più importante è distinguere gli assegni ancora da sistemare da quelli già versati o girati. Un assegno ricevuto può essere versato sul conto oppure girato: le due operazioni sono alternative e non devono essere registrate insieme per lo stesso documento.
- Da versare o da girare: l’assegno è nell’archivio ma non è ancora stato destinato a un’operazione.
- Versato: l’assegno è stato registrato sul conto di accredito.
- Girato: l’assegno è stato trasferito a un terzo.
Questo controllo evita una domanda frequente in azienda: “ma questo assegno l’avevo già versato?”. Se l’operazione è stata inserita per errore, la funzione di annullamento riporta il documento allo stato precedente.
3. Controlla il cruscotto ogni mattina
Il cruscotto offre una vista rapida con il numero e il totale degli assegni ricevuti, emessi, versati e girati. Il grafico degli ultimi 12 mesi aiuta a individuare l’andamento mensile, mentre l’elenco degli ultimi movimenti permette di verificare le registrazioni più recenti.
4. Crea report e conserva un backup
Gli undici report parametrici permettono di preparare elenchi per mese, anno o periodo, distinguendo gli assegni ricevuti, versati, girati e ancora da sistemare. L’anteprima impaginata è utile per controllare il documento prima della stampa.
Infine, crea un backup dell’archivio quando completi un blocco di lavoro. Il programma consente di creare una copia in un clic e di importare un archivio esistente con verifica di integrità. In questo modo l’archivio non dipende soltanto da una singola postazione o da un singolo file.
Checklist per una gestione ordinata
- Registrare l’assegno appena lo si riceve o lo si emette.
- Indicare sempre i dati del firmatario, del beneficiario o del conto.
- Non usare due operazioni diverse per lo stesso assegno.
- Controllare periodicamente gli assegni ancora da sistemare.
- Stampare i report necessari e conservare un backup aggiornato.
Quando scegliere un software per la gestione degli assegni
Un software dedicato è particolarmente utile quando gli assegni fanno parte di un flusso ricorrente e devi collegare ricevuti, emessi, versamenti, girate e dati anagrafici. Se invece utilizzi fogli di calcolo o registrazioni separate, la ricerca può diventare lenta e gli errori più difficili da individuare.
Per iniziare senza impegno, puoi scaricare la demo gratuita di Gestione Assegni 4.0 e provare il cruscotto, la ricerca e le finestre di registrazione con i tuoi dati.